Quantos de nós iniciamos um projeto, seja ele um negócio, a realização de uma sonho, ou coisas do tipo, e no meio do caminho acabamos identificando algo que deixamos de fazer?

Pois, é, o problema não é exatamente ter deixado de fazer algo, mas sim, não corrigir aquilo que é necessário para que todas as ações estejam perfeitamente alinhadas com os objetivos que se deseja alcançar.

Nesse post vamos falar sobre isso e te dar algumas dicas, sobre como agir para identificar pontos de melhorias nos seus processos.

Objetivos claros

Ter processos claros e bem definidos é a chave para o sucesso de qualquer negócio, por isso identificar os pontos de melhoria, através de um mapeamento de processos, vai te ajudar a eliminar os gargalos que afetam os resultados finais.

Embora nós saibamos que problemas sejam comuns tanto com pessoas como em processos, e que dificultam o alcance dos objetivos traçados, eles retratam os sintomas de que as atividades não estão sendo desenvolvidos com o máximo de sua capacidade. Em muitos casos, pessoas não conseguem identificar a existência de um problema e continuam a fazer as coisas do mesmo jeito, e por tanto, sofrem com retrabalho e desperdício.

Mapeie os seus processos

Vamos imaginar como exemplo, um escritório de contabilidade. Para conseguir enxergar com clareza tudo que envolve sua rotina, é necessário diagnosticar os problemas e tratá-los, evitando possibilidades de risco.

Algumas etapas de um escritório contábil:

Marketing e captação

Atendimento ao cliente

Serviços administrativos, financeiros e fiscais

Pós-vendas

Essas são só algumas etapas, fora que em cada tarefa, existem muitas outras!

Anote todos os processos e identifique suas etapas, respectivos responsáveis, levante o que cada membro do seu time faz, avalie os gargalos através de um feedback tanto da pessoa que executa como daqueles que são indiretamente afetados, identifique as falhas e faça o desenho de um Procedimento Operacional Padrão, tornando-o oficial dentro da empresa.

Após esse mapeamento, insira alfinetes coloridos ou marque com canetas de cores diferentes em cada ponto da seguinte maneira:

Azul para as práticas boas e que podem ser aplicadas em outros processos.
Verde para as tarefas que funcionam bem.
Amarelo indicando as tarefas que apresentam mais indícios de erros e/ou perda de tempo.
Vermelho para as etapas mais críticas.

Com os seus processos todos mapeados, você conseguirá deixar seus colaboradores sincronizados com a padronização dos processos, vai enxergar um cenário do seu escritório, vai poder evitar desperdícios, fazer um bom planejamento e implantar as soluções com mais segurança e eficiência.

Cuidado com o que pode te cegar

Sabemos das dificuldades de mudar um hábito ou os costumes de uma empresa, mas uma pedra precisa ser removida, para que você não fique cego diante de uma situação que necessite ser ajustada.

Cultura: Eu nasci assim e vou morrer assim!

Velhos hábitos podem ser a ruína do seu negócio. Processos podem ser feitos da mesma maneira, por longos anos e nunca ter sido mudado. Às vezes, esses processos nem ao menos causam prejuízo, mas isso não quer dizer que não esteja te impedindo de alcançar resultados maiores e melhores.

Talvez o que você precise, seja reformular a maneira com que tem trabalhado o seu processo.

Busque referências em outros segmentos diferentes do seu, e tente adaptar em seu negócio, pois, tratar estas questões de forma inovadora, pode possibilitar um posicionando vantajoso frente à concorrência. Um grande exemplo disso

Seu problema pode ser uma chance para melhorar

Você pode até achar que quando identifica um problema, se trata de uma situação que acabou de acontecer, mas acredite, todo o problema começa bem antes da “bomba estourar”, por isso você precisa se antecipar para evitar prejuízos maiores ao seu negócio.

Talvez hoje você esteja deixando as coisas acontecerem, afinal, você sempre conduziu os processos do seu negócio assim e continua dando para pagar as contas, não é mesmo?

Que tal recomeçar, identificar o que te impede de conseguir maiores resultados, corrigir e enxergar o problema como uma oportunidade para melhorar?

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